Для организации и осуществления контроля состояния качества зерна большое значение имеет учет исходных данных и всех последующих изменений, обнаруженных при проверках.
Лаборанты, определяющие температуру, степень зараженности, запах и цвет, заносят в специальную карточку наблюдений результаты проверок по секциям и слоям насыпи, а также по силосам с указанием глубины, с которой изъяты образцы. Записи ведут последовательно по датам проверки (месяц, число). По записям в карточках контролируют работу каждого лаборанта и анализируют качественные показатели хранящегося зерна для принятия, в случае необходимости, оперативных мер.
На каждую партию, хранящуюся в складе, заводят штабельный ярлык, а в элеваторах — на каждый силос силосный ярлык. Это своего рода паспорта, показывающие лицо партии. Штабельные ярлыки заполняют и вывешивают непосредственно на видном месте в тот же день, когда партия, которую характеризует ярлык, принята в склад. В ярлык вносят записи о весе зерна и среднеарифметические данные лабораторных анализов влажности, засоренности, натуры, а также о зараженности в момент приема. Эти записи являются исходными. В дальнейшем после каждой проверки (визировки) в штабельный ярлык вписывают взятые из карточек наблюдения:
- показатели максимальной и минимальной температуры зерна в каждом слое;
- показатели зараженности зерна в разных секциях насыпи;
- данные о запахе зерна;
- данные об изменениях влажности.
В штабельном ярлыке, относящемся к сортовому зерну, указывают репродукцию, категорию сортовой чистоты и класс. По мере отгрузки зерна хранящейся партии или дополнительного поступления проставляют новые данные о весе его. Все записи в штабельные ярлыки вносят заведующие складами, а правильность и своевременность записей проверяют работники лаборатории.
После зачистки склада штабельные ярлыки сдают в лабораторию на хранение.
На заготовительных пунктах и реализационных базах, в состав которых входят элеваторы, учет количества и качества зерна по силосам ведут на силосных досках в двух местах: в лаборатории — заместитель директора по качеству и в корпусе элеватора — заведующий корпусом элеватора. Такой учет позволяет осуществлять оперативное руководство размещением и перемещениями зерна по силосам, подбирать партии, систематически наблюдать за качеством зерна, очищать и сушить его. На силосной доске в лаборатории, разграфленной на клетки по количеству имеющихся силосов, вывешивают силосные ярлыки.
Если речь идет о сортовом зерне, в верхнюю часть ярлыка добавляют показатели: категория сортовой чистоты, репродукция (генерация), класс.
На силосной доске в корпусе элеватора записи в клетках делают мелом. Ежедекадно записи на обеих досках сверяют. Сведения о перемещениях зерна заносят на доски только из соответствующих документов: записи о состоянии и качестве поступающего зерна — па основе данных, взятых из анализных карточек, а результаты наблюдений в процессе хранения — из карточек наблюдений. Силосные ярлыки, относящиеся к разным культурам, можно делать разного цвета, а в клетки незаполненных силосов помещают чистые бланки силосных ярлыков. Силосную доску в лаборатории ограждают плотной дверкой, по окончании работы запираемой на замок.
Данные учета о состоянии и качестве хранящегося зерна служат основанием для составления периодической отчетности пунктов и реализационных баз, представляемой нижестоящим организациям. Последние получают таким образом возможность оперативно решать вопросы об использовании зерна но различным назначениям, планировать сушку, очистку, сортирование и другие виды обработки зерна, перевозки его и закладку фондов.
Контроль сохранности государственных хлебных ресурсов осуществляет также Государственная хлебная инспекция (ГХИ). Одной из важнейших ее функций в настоящее время является проверка состояния и качества зерна, хранящегося в государственных элеваторах и складах. В этих целях инспектора ГХИ контролируют работу по подготовке технической базы, порядок размещения зерна, соблюдение кондиций на принимаемое зерно работниками пунктов и баз и выполнение анализов. Наряду с выявлением недостатков в хранении хлеба инспектора знакомят этих работников со способами и приемами, позволяющими устранять недостатки, улучшать качество хранящегося зерна и общую организацию его приема и размещения.
Не реже раза в месяц государственный хлебный инспектор посещает каждый обслуживаемый им пункт (базу), лично обследует хранилища, чтобы детально проверить состояние всех партий зерна, правильность их размещения, исправность помещений. Он обязательно просматривает штабельные и силосные ярлыки, карточки наблюдений и отчетность по качеству, сопоставляя записи с фактическим состоянием проверенных партий.
Проверив также расстановку и показания термоштанг (а при наличии устройств для дистанционного контроля температуры (УДКТ) — их показания), затем цвет, запах, зараженность и влажность, инспектор ГХИ фиксирует состояние зерна актом, указывая в нем меры, какие нужно принять, и совместно с дирекцией заготовительного пункта (базы) устанавливает сроки их выполнения.
В случаях обнаружения явлений самосогревания, увлажнения, появления запаха, указывающего на неблагоприятные процессы в зерновой массе, инспектор без промедления принимает через дирекцию пункта меры для охлаждения, проветривания, сушки этих партий и не покидает пункта до тех пор, пока не будет устранена опасность ухудшения качества зерна.
Для усиления контроля ежегодно в IV квартале (а при надобности — периодически и в другие сроки) проводят сплошные проверки состояния и качества зерна и условий его хранения на всех без исключения заготовительных пунктах и базах. Фактически это мероприятие является инвентаризацией зернопродуктов по показателям качества. Проверку проводят специальные комиссии с участием специалистов Заготзерно, государственных хлебных инспекторов и др.
На основе результатов проверки каждой партии, хранящейся на пункте или базе, разрабатывают, а затем и реализуют план мероприятий, необходимых для устранения обнаруженных недостатков и доведения качества зерна до кондиций, требуемых промышленностью.
Такие сплошные проверки, безусловно, полезны, так как они позволяют привлечь внимание персонала заготовительных пунктов к чрезвычайно важным вопросам сохранности государственных зерновых ресурсов.