— Берите образцы за обе боковые стороны, а не за основание, это особенно важно, если монтировочная бумага тонкая. Будучи поддерживаемой только за основание, бумага может изогнуться вниз и повредить образец.
— Держите листы в горизонтальном положении лежащими целиком на твердом основании, в особенности при переноске с одного места на другое (во многих гербариях для этого используют специальные листы толстого картона).
— Не всовывайте образцы в середину пачки, так как острые края листа могут повредить лежащий ниже образец.
— Не выравнивайте образцы в обложке, держа их вертикально и постукивая одной стороной обложки по столу, так как части образцов могут отвалиться и выпасть.
— Не переворачивайте образцы как страницы книги (незакрепленные фрагменты опадают, если листы перевернуть лицевой стороной вниз).
Если Вы хотите просмотреть все содержимое обложки, положите ее горизонтально на стол и аккуратно складывайте образцы в стопку держа их горизонтально.
— Перед тем как возвратить пачку в шкаф, проверьте, чтобы все листы были выровнены, ничто не выступало и не могло быть случайно погнуто.
— Не сгибайте образец, чтобы исследовать его часть под штативным микроскопом. Старайтесь пользоваться микроскопом с длинной штангой или ручной лупой.
— Не кладите книги, тяжелые предметы или локти на незащищенные гербарные образцы.
— Незакрепленные фрагменты поместите в бумажный пакетик и прикрепите его к листу при условии, что они наверняка принадлежат этому образцу.
— Открытые края родовых обложек следует располагать вплотную к правой стенке отсека. Это позволяет брать обложки со стороны сгиба (если шкаф достаточно широк).
— Внимательно следите за тем, чтобы родовые и видовые пачки возвращались на место в правильной последовательности.
— Забирая пачку с материалом, пачку, лежащую непосредственно под вынутой, следует немного выдвинуть, чтобы обозначить правильное положение. Можно потерять много времени, если вам придется искать место, куда нужно вернуть пачку.
— Не заталкивайте слишком много образцов на полку или в коробку для хранения.
— После работы необходимо убедиться, что дверцы шкафа плотно закрыты. Если дверцы оставлены приоткрытыми, в шкаф могут проникнуть насекомые и пыль.
— Перед тем как вынимать какой-либо образец из гербария (например, для отсылки во временное пользование), проверьте, чтобы все существенные данные, имеющиеся на обложке вида, были отмечены на листе (если необходимо, допишите их карандашом). На старых листах часто не отмечена страна, а иногда видовые и подвидовые названия не соответствуют современным.
— Если какие-либо образцы или пачки изымаются из гербария для работы в пределах здания, например, для художников или ботаников, работающих в кабинетах или отдельных комнатах, вложите вытяжку с указанием изъятого таксона/таксонов, места, где находится материал и даты изъятия.
-Образцы, нуждающиеся в ремонте, переклеивании или, возможно, разделении (старые листы часто состоят из более чем одного сбора), следует обрабатывать как можно скорее после обнаружения дефектов.
— Не держите образцы вне шкафов дольше, чем это необходимо для работы. Находясь на столе, они могут получить повреждения, например, на них могут поставить тяжелые предметы или, находясь вблизи открытого окна, они могут быть сброшены на пол сквозняком или намокнуть. Солнечный свет также вреден образцам.
— Если вы хотите оставить какие-либо образцы разложенными по порядку или в стопках на короткое время, сначала накройте их сверху плотным картоном для защиты. Стопки никогда не должны быть столь высоки, чтобы оказаться неустойчивыми.
— Всегда обращайте внимание на свежие повреждения, сделанные насекомыми. Обо всех живых насекомых или повреждениях, предположительно, недавних, необходимо немедленно сообщать куратору гербария.
— Нельзя удалять старые этикетки с определениями. Новые этикетки должны быть четко написаны, с датой и полной фамилией ботаника. Их следует приклеивать, иначе они могут быть утеряны.